Cambia il lavoro, cambiano gli strumenti. Per lavorare in gruppo la mail non basta più: Microsoft presenta Teams

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Il primo programma che aprite al lavoro è ancora quello di posta elettronica? Probabilmente sì. Eppure, questa abitudine potrebbe finire presto. Secondo Gartner, il mercato mondiale dei cosiddetti Social Software and Collaboration per le aziende dovrebbe (quasi) raddoppiare in cinque anni, raggiungendo i 4,8 miliardi di dollari di valore entro il 2023.

In questo ambito, Microsoft Teams, incluso in Office 365, è considerato uno dei migliori o, almeno, uno dei più utilizzati vista la quota bulgara dei prodotti della casa di Redmond nelle aziende. Eppure, i dipendenti sono restii a cambiare abitudini, e software all’avvio. Sempre secondo Gartner, solo il 15% è disposto a provare nuove esperienze.

In fondo, non si tratterebbe di nulla di sconvolgente, soprattutto perché la maggior parte dei software di collaborazione si integra tranquillamente con qualsiasi client di posta elettronicaIl cambiamento sarebbe soprattutto “culturale”, ci si dovrebbe abituare a una nuova interfaccia, molto più ricca di funzioni, e a un nuovo modo di lavorare in cui la email è solo uno dei tanti oggetti che compongono la “scrivania virtuale” del professionista, ma non necessariamente il principale.

Cambia la console di comando in azienda

Insieme al messaggio di posta elettronica, la scrivania conterrebbe un potente sistema di messaggistica e diverse altre componenti di integrazione con gli altri software aziendali. Ma il vantaggio di un unico strumento integrato è di avere tutti i contenuti raggruppati in un unico “hub” e di accedere istantaneamente alle diverse applicazioni a seconda del file o del link che si vuole aprire. I link, poi, secondo una “dialettica” ereditata dai social non connettono solo documenti ma anche profili (come le mention dei social).

La presentazione del nuovo spazio Future of Work Experience di Milano è stata l’occasione per Microsoft di presentare una panoramica su come sta cambiando il modo di lavorare e, quindi, anche lo strumento di lavoro.

Secondo Microsoft, rispetto a cinque anni fa il numero di partecipanti ai gruppi di lavoro in azienda è raddoppiato. Inoltre, il tempo trascorso collaborando con i colleghi – in riunioni, call o rispondendo alle email – è aumentato di circa il 50%, finendo per costituire circa l’80% o più della giornata lavorativa. Al contempo, è sempre più difficile che i gruppi di lavoro si trovino fisicamente nella stessa stanza: il 70% dei professionisti, per esempio, lavora da remoto almeno una volta alla settimana, mentre il 53% lo fa per almeno metà dei giorni della settimana. E, aggiunge Microsoft, oggi cinque generazioni collaborano insieme, e i più giovani si trovano più a loro agio con strumenti diversi da quelli a cui sono abituati i Baby Boomers.

Dunque, lo scenario sta cambiando, e l’approccio tradizionale non funziona più. La risposta secondo Microsoft è, ovviamente, Microsoft Teams. È questo il software che dovremmo aprire per primo subito dopo l’avvio del Pc. Da qui potremmo gestire tutte le attività e, soprattutto, rimanere aggiornati in tempo reale sull’andamento delle attività e sulle variazioni dei documenti su cui si sta lavorando in gruppo.

Rispetto alla mail, lo strumento principale ora sembra essere la messaggistica, nelle sue diverse manifestazioni. Sotto forma di testo, ma anche di comunicazione audio e video o di condivisione di documenti modificabili in tempo reale. Teams si integra naturalmente con tutti gli strumenti che servono per la collaborazione interna, tra colleghi dello stesso gruppo ma anche della stessa azienda, per esempio OneNote per le attività o SharePoint per i contenuti. Una volta varcati i confini di gruppo e aziendali, poi, gli strumenti integrati diventano Yammer, LinkedIn e Skype.

Colleghi non solo umani

Al gruppo di lavoro moderno, poi, si aggiungeranno altri collaboratori non in carne e ossa. Potrebbero essere device IoT che, grazie all’Intelligenza Artificiale saprebbero gestire e operare come, o meglio di, un umano. Tutti all’interno dello stesso gruppo di Teams. Oppure potrebbe essere un nuovo strumento di lavoro di gruppo, Microsoft Surface Hub 2S. Lo schermo multi-touch 4K+ da 50 pollici fa capolino nella sede di Microsoft Italia dopo essere stato lanciato ad aprile e immesso nel mercato a giugno a circa 8mila euro.

Il Surface Hub 2S è l’elemento di congiunzione tra un gruppo di lavoro in cui i componenti sono fisicamente vicini e quelli che non sono nello stesso luogo. Ovviamente si collega alla rete aziendale, propone una videocamera 4K, 4 casse audio, pesa “solo” 28 kg, ma ha un carrello con le ruote, ed è modulare. Ovvero si può potenziare la componente di elaborazione e le porte senza dover cambiare lo schermo, la parte più costosa.

La dimostrazione a cui abbiamo assistito ha mostrato diverse funzionalità interessanti. Si può scrivere a mano libera – mediante il pennone digitale – o disegnare direttamente sul Surface Hub 2S e vedere trasformati gli schizzi in file di testo o grafici. Si può avere la traduzione simultanea e la trascrizione degli interventi durante una riunione. O, ancora, si possono integrare alla “conversazione” informazioni ed elaborazioni provenienti da software esterni a Office in modo automatico a partire, per esempio, da un file di dati in Excel.

Il tutto gestito con una forte attenzione alla sicurezza dei dati, che circolano anche su reti non gestibili direttamente, e con il supporto della piattaforma cloud Azure di Microsoft.

Valerio Mariani, Business Insider Italia

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