Eventi, il settore si ripensa e va oltre il digitale

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Eventi aziendali sempre più digitalizzati. L’emergenza causata dal Coronavirus sta mutando gli scenari in cui si svolgeranno, nell’immediato futuro, congressi, riunioni, meeting di lavoro, corsi di formazione, eventi in genere. Gli inevitabili accorgimenti e le cautele che dovranno essere intrapresi per garantire e tutelare la salute dei partecipanti saranno supportati dalle nuove tecnologie. È quanto emerge dagli esiti dell’indagine «Come Covid-19 sta cambiando la meeting industry?» condotta, a livello internazionale, da Pcma, Professional convention management association, e che ha coinvolto oltre un migliaio di operatori del settore, il 69% composto da organizzatori professionali, il 31% in rappresentanza di fornitori della filiera.

Eventi «virtuali». Il report pone in primo piano la profonda crisi in cui versa il comparto della meeting industry a seguito della pandemia. Le perdite di fatturato oscillano tra il 50% e il 100%. Sono state numerose le cancellazioni di eventi previsti nello scorso mese di febbraio, mentre sono stati, in pratica, azzerati quelli in programma a marzo, aprile e maggio. Disdette giungono anche per i mesi successivi e anche per l’anno prossimo. Tra i principali motivi che hanno determinato l’annullamento degli eventi il focus indica i divieti imposti per viaggi ed eventi da parte delle autorità, il rispetto delle prescrizioni in materia di distanziamento sociale, le cancellazioni pervenute, la preoccupazione e la paura dei partecipanti, il timore delle aziende di mettere a rischio i propri dipendenti, la chiusura delle strutture ricettive. L’analisi ha individuato le criticità nel breve e nel medio periodo. In particolare, gli addetti ai lavori hanno sottolineato che gran parte degli eventi pianificati nei prossimi mesi sono stati cancellati o rinviati, a eccezione, al momento, di pochi eventi in programma a fine giugno o nel mese di luglio. Nel medio periodo, per i prossimi sei mesi, i meeting planner esprimono un moderato ottimismo, auspicando che gli eventi programmati possano essere confermati, in particolare quelli previsti a partire dal mese di settembre sino alla fine del 2020. In tanti, però, sono meno possibilisti e guardano ormai a un orizzonte temporale da collocare nel 2021. Ma il report rappresenta anche una testimonianza di «resilienza» dei professionisti che operano nel settore degli eventi aziendali, molti dei quali stanno cogliendo le opportunità per provare a ridisegnare la propria attività e il mercato di riferimento. Il 52% dei meeting planner coinvolti nella survey ha dichiarato, infatti, di avere utilizzato o che utilizzerà strumenti digitali per trasformare solo una parte di un evento dal vivo in uno virtuale durante l’emergenza sanitaria, il 18% ha totalmente sostituito o sostituirà con il digitale i propri eventi mentre il 30% non lo ha fatto o non lo farà per nessun evento. Il report indaga anche quale tipologie di eventi online sono stati organizzati durante l’emergenza: al primo posto si colloca il format del webinar (69%), strumento piuttosto semplice da allestire e da gestire ma anche in grado di garantire l’interattività tra i partecipanti.

Futuro digitale? Gli eventi virtuali sono destinati a sostituire gli eventi live? Alla domanda, prevista dall’indagine, il 62% dei professionisti della meeting industry ha risposto in maniera negativa mentre soltanto il 24% prevede un futuro tutto digitale, il 14% del campione coinvolto prevede che tutti gli eventi in programma nel corso del 2020 si svolgeranno in maniera virtuale o che, in futuro, il digitale dopo il Covid-19 conquisterà un ruolo da protagonista negli eventi o che le videoconferenze sostituiranno le conferenze dal vivo mentre le manifestazioni fieristiche torneranno alla versione live appena sarà possibile. Le aziende che forniscono servizi al business degli eventi si stanno già organizzando per proporre nuovi strumenti: si va da soluzioni che trasformano i meeting digitali in una sorta di show televisivi, interattivi e personalizzabili; fino ad arrivare a vere e proprie piattaforme di eventi con regie da remoto e realtà aumentata per garantire qualità.

Destinazione Italia. Federcongressi & eventi ha stimato in oltre un miliardo e mezzo di euro la perdita economica che le imprese del settore dei congressi e degli eventi stanno subendo ogni mese a causa dell’emergenza Coronavirus, senza considerare i danni economici a carico dell’indotto. Ma i meeting planner e le aziende punteranno ancora di più sulle località italiane nell’immediato futuro. I fisiologici timori e le limitazioni negli spostamenti determineranno la scelta di località italiane quali sedi in cui organizzare eventi. È quanto emerge dall’indagine condotta da Venue Consulting Service di Ediman nei confronti di 189 corporate meeting planner di medie e grandi aziende italiane, trasversali per settore merceologico. In base agli esiti del report, considerando che circa la metà dei meeting planner dichiara di organizzare gli eventi solo in Italia, più della metà di quelli che organizzano eventi anche all’estero ha dichiarato che, nei mesi successivi alla ripresa, privilegerà destinazioni italiane nella scelta delle sedi degli eventi. Oggi, naturalmente, è tutto in stand-by. I provvedimenti governativi adottati per affrontare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 prevedono che, salvo ulteriori proroghe, sono sospesi fino al prossimo 3 maggio i congressi, le riunioni, i meeting e gli eventi sociali in cui è coinvolto personale sanitario o personale incaricato dello svolgimento di servizi pubblici essenziali o di pubblica utilità; più in generale, è differita a data successiva al 3 maggio ogni altra attività convegnistica o congressuale. Il focus evidenzia che il 60% dei professionisti intervistati ha sospeso l’attività di organizzazione di eventi per la propria azienda, il 33% è occupato nelle attività di gestione di spostamento di data e di cancellazione di eventi già programmati, soltanto il 7% sta lavorando su eventi futuri. Da marzo a dicembre di quest’anno, gli eventi già cancellati sono stati più del 75% per il 40% delle aziende intervistate, tra il 50% e il 75% per il 24% del campione, tra il 25% e il 50% degli eventi per il 20% dei meeting planner coinvolti, infine meno del 25% per il 16% del campione. Mentre, sono stati posticipati o sono in attesa di riprogrammazione più del 75% degli eventi per il 32% del campione, tra il 50% e il 75% per il 22% delle aziende, tra il 25% e il 50% per il 28% degli organizzatori, meno del 25% degli eventi per il 19% dei rispondenti. Al cospetto dell’attuale incertezza, il 79% dei professionisti intervistati ha manifestato la propria volontà di riprendere l’organizzazione di eventi «appena consentito» mentre il 21% ha mostrato un atteggiamento più prudente, spostando a non prima di gennaio 2021 la ripresa degli eventi. Dal punto di vista «quantitativo», invece, il 53% dei meeting planner ha dichiarato di non prevedere una variazione del numero di eventi rispetto al passato, mentre il 43% ha affermato che la propria azienda organizzerà meno eventi rispetto alle abitudini degli ultimi anni. Soltanto una minima parte di organizzatori di eventi, pari al 4%, prevede che l’attività meeting della propria azienda aumenterà l’anno prossimo con l’obiettivo di recuperare eventi non realizzati quest’anno.

Antonio Longo, ItaliaOggi Sette

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